Πώς να γράψετε μια επιστολή για να πληρώσει ένας πελάτης

Όταν ζητάτε πληρωμή από πελάτη, χρησιμοποιούνται κατάλληλα μέτρα για τη δημιουργία αποτελεσματικών επιστολών για αποστολή σε αυτά. Οι επιστολές αιτήματος πληρωμής χρησιμοποιούνται όταν ένας πελάτης δεν καταβάλλει τιμολόγιο έως την ημερομηνία λήξης. Όσο περισσότερο χρειάζεται ένας πελάτης για να πληρώσει ένα τιμολόγιο, τόσο περισσότερες επιστολές γράφει μια εταιρεία σε αυτόν τον πελάτη. ΕΝΑ επιστολή αίτησης πληρωμής Πρέπει να είναι ευγενικό, σαφές και να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με την παραβίαση που διαπράττει ο πελάτης.

Βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο εταιρείαςκαθώς περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό και συχνά φαίνεται πιο επίσημη.

Η επιστολή πρέπει να απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο. Θα πρέπει να έχει την ημερομηνία της επιστολής, ακολουθούμενο από το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη. Διευθυνθείτε του ατόμου λέγοντας "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα του πελάτη.

Προσδιορίστε τον σκοπό της επιστολής. Μια επιστολή για ένα αίτημα πληρωμής πρέπει να γνωστοποιεί σαφώς αυτόν τον σκοπό στην αρχή του αιτήματος. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό τόνο και χρησιμοποιήστε ζεστές, θετικές λέξεις.

Συμπεριλάβετε τις λεπτομέρειες του χρέους. Καθορίστε την ημερομηνία εκτέλεσης αυτού του χρέους, την αρχική ημερομηνία λήξης και το οφειλόμενο ποσό συμπεριλαμβανομένων των καθυστερημένων τελών. Περιλαμβάνει τον αριθμό τιμολογίου, επιτρέποντας έτσι στον πελάτη να βρει ευκολότερα το πρωτότυπο έγγραφο. Πολλές εταιρείες θα περιλαμβάνουν επίσης ένα αντίγραφο του αρχικού τιμολογίου σε αυτόν τον τύπο επιστολής. Ενημερώστε τον πελάτη για το επιτόκιο για καθυστερημένες πληρωμές.

Ρωτήστε τους πελάτες για πληρωμή. Ο πελάτης γνωρίζει ότι οι καθυστερημένες χρεώσεις μπορούν να αποφευχθούν καταβάλλοντας το αντίστοιχο ποσό εντός συγκεκριμένης περιόδου. Ζητήστε από τον πελάτη να σας καλέσει για να κάνετε διευθετήσεις εάν δεν είναι σε θέση να πραγματοποιήσει την πληρωμή πλήρως την ημερομηνία αυτή. Συμπεριλάβετε την επέκταση του απευθείας αριθμού τηλεφώνου σας, εάν είναι απαραίτητο. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση email σας και, ως εκ τούτου, προσφέρετε την αλληλογραφία σας μέσω αυτής της φόρμας, εάν ο πελάτης το επιθυμεί.

Ευχαριστώ τον πελάτη. Εάν η πληρωμή έχει ήδη πραγματοποιηθεί, ευχαριστήστε τον πελάτη. Ευχαριστώ τους πελάτες εκ των προτέρων για την αποστολή άμεσης πληρωμής. Πείτε στον πελάτη ότι εάν έχουν απορίες σχετικά με αυτό το θέμα, δεν διστάζουν να σας καλέσουν.

Υπογράψτε το γράμμα. Τερματίστε το γράμμα γράφοντας "Με εκτίμηση" ακολουθούμενο από το όνομα και τον τίτλο σας.

Αν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα παρόμοια με Πώς να γράψετε μια επιστολή για να πληρώσει ένας πελάτης, σας συνιστούμε να μπείτε στην κατηγορία Χόμπι και Επιστήμη.