Πώς να γράψετε επιστολές σε αξιωματούχους

Υπάρχουν πολλοί λόγοι γράψε μια επιστολή σε έναν αξιωματούχο. Εάν θέλετε να τον προσκαλέσετε (όπως ο τοπικός γερουσιαστής ή ο δήμαρχος σας) να είναι ο προσκεκλημένος ομιλητής στην αποφοίτησή σας στο λύκειο, πρέπει να συντάξετε μια επιστολή. Θα πρέπει επίσης να το κάνετε για έναν πολιτικό σε ένα θέμα ή πρόβλημα. Στο γράψτε σε ένα αξιωματούχο Είναι σημαντικό να ακολουθήσετε το κατάλληλο πρωτόκολλο και να χρησιμοποιήσετε σωστούς χαιρετισμούς και κλείσιμο. Χωρίς τον ιδανικό σχεδιασμό, το γράμμα μοιάζει να γράφτηκε από έναν χόμπι και δεν είναι η εικόνα που θέλετε να μεταφέρετε.

Βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

Γράψτε την επιστολή σας σε έναν αξιωματούχο στην κεφαλή επιστολής Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, γράψτε τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση email σας στην επάνω αριστερή γωνία. Αφήστε κενό και εισαγάγετε την ημερομηνία. Στη συνέχεια, αφήστε δύο κενά σημεία πριν γράψετε τη διεύθυνση μέσα.

Χρησιμοποιήστε τη μορφή μπλοκ. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι γραμμές ξεκινούν στο αριστερό περιθώριο και υπάρχει κενό μεταξύ των παραγράφων. Αυτή θεωρείται η κατάλληλη μορφή για μια επαγγελματική επιστολή.

Να θυμάστε ότι πρόκειται για επίσημη επιστολή, οπότε όταν αλλάζετε ιδέες πρέπει να αλλάξετε τις παραγράφους. Γράψτε εύκολα κατανοητά αγγλικά. Μην χρησιμοποιείτε μια μεγάλη λέξη όταν μια μικρή θα το κάνει.

Προσθέστε τη διεύθυνση στο εσωτερικό, η οποία περιλαμβάνει τον κατάλληλο τίτλο και τη διεύθυνση αλληλογραφίας που εμφανίζεται στο φάκελο. Για ένα viscount, η διεύθυνση στο εσωτερικό αναφέρει "The Hon. Viscount of Grenfell." Για έναν κυβερνήτη θα ήταν "Ο αξιότιμος κυβερνήτης του (κράτους)" και για έναν Ινδό αρχηγό, ο Αρχηγός (πλήρες όνομα), ο Αρχηγός του (φυλή ή ομάδα) είναι κατάλληλος.

Χρησιμοποιήστε το σωστό χαιρετισμό. Εάν γράφετε στον Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, είναι "Αγαπητέ κύριε Πρόεδρε:" Η σύζυγος ενός βαρόνου αναφέρεται ως "Αγαπητή κυρία:"

Συστήσου. Μια απλή εξήγηση είναι, "Το όνομά μου είναι η Janet Jones και είμαι ο Πρόεδρος της Grandview Club Marina."

Εξηγήστε ακριβώς γιατί γράφετε για την αξιοπρέπεια. Πιθανοί λόγοι θα μπορούσαν να είναι ότι το άτομο θέλει να μιλήσει, να κάνει μια δωρεά ή να εγκρίνει ένα προϊόν. Στην τελευταία παράγραφο ευχαριστώ την αξιοπρεπή που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει την επιστολή σας και για την εξέταση της πρότασής σας. Να είστε σύντομοι και στο σημείο.

Κλείστε την επιστολή σας με "Έχω την τιμή να σας υπενθυμίσω, κύριε, τον πιο ταπεινό και υπάκουο υπηρέτη της Αυτού Μεγαλειότητας", αν γράφετε σε έναν βασιλιά, "Ειλικρινά" για μικρότερους βασιλείς και "Ειλικρινά" ή "με σεβασμό" πρεσβευτές ή πολιτικοί.

9

Αφήστε το γράμμα σας μία ή δύο ημέρες και μετά επεξεργαστείτε το για ορθογραφία ή τυπογραφικά λάθη.

Αν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα παρόμοια με Πώς να γράψετε επιστολές σε αξιωματούχους, σας συνιστούμε να μπείτε στην κατηγορία Χόμπι και Επιστήμη.

Συμβουλές

• Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με την επιστολή σας προς έναν αξιωματούχο, ζητήστε από έναν φίλο ή ένα μέλος της οικογένειας με δεξιότητες επεξεργασίας να το ρίξετε μια ματιά.